Hvad er KlubOffice?
KlubOffice er klubbens samlede værktøj til administration, medlemmer, turneringer og økonomi.
Her kan klubben samle mange af de opgaver, der ellers kan ende med at ligge i regneark, mails eller forskellige manuelle arbejdsgange. Det kan spare klubben for dobbeltarbejde og gøre det nemmere at holde styr på både medlemmer, hold, kampe, kontingent og betalinger.
KlubOffice hænger tæt sammen med DBU’s og lokalunionernes øvrige systemer. Det betyder blandt andet, at oplysninger om klubben, hold, kampe og personer kan bruges på tværs af systemerne, så klubben ikke skal opdatere de samme informationer flere steder.
Anvender I KlubOffice, kan I også få større værdi af de øvrige systemer i IT Klubpakken, blandt andet KampKlar, Fodbold appen og KlubWeb.
Hvad kan klubben bruge KlubOffice til?
KlubOffice består ikke af flere forskellige systemer, som klubben skal vælge imellem eller navigere rundt i. Det er ét samlet værktøj.
For at gøre overblikket nemmere er funktionerne herunder delt op i to områder: administration i KlubOffice og økonomi i KlubOffice.
| Administration i KlubOffice | |
|
I KlubOffice kan klubben blandt andet |
Hvad betyder det for klubben? |
|
Håndtere medlemmer |
Oprette, vedligeholde og få overblik over klubbens medlemmer |
|
Håndtere online indmeldelse |
Lade nye medlemmer melde sig ind digitalt |
|
Styre rettigheder |
Give de rette personer adgang til de rette dele af KlubOffice |
|
Vedligeholde klub- og personoplysninger |
Holde oplysninger om klubben og relevante personer opdateret |
|
Administrere klubkontaktpersoner |
Sikre, at de rigtige kontaktpersoner fremgår i DBU’s systemer |
|
Tilmelde hold til turneringer |
Håndtere klubbens turneringstilmeldinger |
|
Indberette og flytte kampe |
Administrere kampændringer og kampoplysninger |
|
Udfylde holdkort |
Klargøre holdkort i forbindelse med kampe |
|
Få overblik over licenstrænere |
Se relevante oplysninger om klubbens licenstrænere |
|
Tilmelde personer til kurser |
Håndtere kursustilmeldinger for trænere, ledere og andre klubpersoner |
|
Se kursusoverblik for egne trænere og ledere |
Få overblik over kursusaktivitet i klubben |
|
Bruge banebooking |
Planlægge og administrere brugen af klubbens baner |
|
Bruge aktivitetskalender |
Skabe overblik over aktiviteter og opgaver i klubben |
|
Sende e-mail og SMS |
Kommunikere med medlemmer og klubpersoner |
|
Arbejde med flerstrengede foreninger |
Håndtere klubber med flere afdelinger eller idrætsgrene |
| Økonomi i KlubOffice | |
|
I KlubOffice kan klubben blandt andet |
Hvad betyder det for klubben? |
|
Håndtere online betaling |
Tage imod betalinger digitalt |
|
Køre automatisk kontingent |
Opkræve kontingent automatisk |
|
Håndtere rykkerkørsel |
Følge op på manglende betalinger |
|
Arbejde med regnskab |
Håndtere klubbens økonomi og regnskab |
|
Håndtere betalingsaktiviteter |
Administrere betalinger til aktiviteter via Fodbold appen. |
|
Arbejde med flerstrengede foreninger |
Håndtere økonomi på tværs af flere afdelinger eller idrætsgrene |
|
Bruge e-conomic integration |
Tilkøbe integration mellem KlubOffice og e-conomic |
Hvad koster det?
KlubOffice er indeholdt i det årlige IT-bidrag, som betales af alle klubber. Det betyder, at klubben allerede har adgang til KlubOffice og kan oprette de brugere, der er behov for.
Det gælder både de funktioner, der handler om administration af klubben, og de funktioner, der handler om klubbens økonomi.
Vær dog opmærksom på, at enkelte ting kan være forbundet med særskilte udgifter. Ved brug af online betaling kan der være udgifter til betalingsudbyder og kortindløser. Derudover er e-conomic integrationen et tilkøb.
Hvordan får jeg hjælp?
KlubOffice kan mange ting, og derfor kan det virke uoverskueligt at komme i gang, hvis klubben ikke kender systemet i forvejen.
Der er heldigvis hjælp at hente. Klubben kan blandt andet bestille et IT-klubkursus, hvor en instruktør kommer ud og hjælper jer med at få sat KlubOffice op på en måde, der passer til jeres klub. Se mere om IT-kurser.
På DBU's supportsite finder I også vejledninger til de forskellige funktioner i KlubOffice. Derudover findes der supportinformation på forsiden i KlubOffice, som klubben altid kan bruge, hvis der opstår spørgsmål.
